電子契約とは?その②_タイムスタンプ

black and blue electronic tools on green circuit board

昨年のブログに電子契約について記載していましたが、その中でタイムスタンプについては詳しくは記載できていなかったので追記いたします。

電子帳簿保存法への対応や印紙税削減のための電子契約サービスの利用が進められていますが、ほとんどの方は電子署名は何となく理解できるけど、タイムスタンプって何?という状況だと思います。

私自身も、当初はこの辺がきちんと整理できていなかったので、勘違いしていたこともありますので、要点をまとめておきます。

タイムスタンプとは?

結論から、日時を記録する仕組みです。

電子署名があれば、日時も記録されるから、不要と思っていらっしゃる方もいらっしゃると思いますが、そこが落とし穴なんです。

電子署名の有効期限は、1~5年です。
というのも、電子署名の有効期限には、改ざんリスクを考慮して施工規則上では以下の様に規定しているのです。 

四 電子証明書の有効期間は、五年を超えないものであること。

電子署名及び認証業務に関する法律施行規則 第六条四項

このため、法人に求められる帳簿書類の保存期間が、確定申告書の提出期限翌日より7年といった保存期間を満たすためには、電子署名だから、大丈夫と判断するのではなく、タイムスタンプが必要になるという事なんです。

※個人事業主に関しては5年保存の証憑もあるので、法人様とは異なります。

どう対応するのか?

PDF形式であれば、PAdES規格のタイムスタンプを導入することで、長期署名として電子帳簿保存法の最低限要件はクリアできそうなので、一度ご確認頂くことが必要です。
また、基本契約書のようなもので10年以上の期間が必要場合には、電子文書を長期保管するためのストレージサービス(タイムスタンプ対応)が必要になります。

ちなみに、電子サインと電子署名同じようで同じじゃないという事も各社サービスで異なるようなので、その辺りも留意頂くのが良いかと思います。

電子契約書を利用すれば、印紙税は不要なのでという謳い文句が一番響きやすく、安易に利用したくなりますが、他方で利用システムのユーザID,PWの漏洩による情報漏洩や紙から電子化への移行による従来と異なるITリスクが発生していますので、どういうリスクがあるのかは一度確認することが望まれます。

うみもと会計事務所は、上記についてもITリスクの洗い出しから、対応に向けた相談承っております。

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