電子契約とは?

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DX(デジタルトランスフォーメーション)を推進するにあたって、ペーパレスはボトルネックになっているとお伝えしていましたが、電子契約(書)を利用することが、一時的にはボトルネックの解消にはつながるものと考えています。

近頃、電子契約の導入を進めたいと思うが、契約の押印がないので法務や内部統制の観点で問題とならないか?といった質問を受けることがあります。

  • 法務上の留意事項

法的に書面によることが義務付けられている場合(Ex.宅地建物取引業法や特定商取引法)を除いては、民法上は問題ないと解釈されています。
参考までに民法522条の契約の成立と方式を確認しておきますと、以下の通りです。

1項 契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示(以下「申込み」という。)に対して相手方が承諾をしたときに成立する。
2項 契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない
民法522条

以前から、ビジネスホテルのチェックインやスーツの引渡時の署名もタブレットに署名を求められることもあったと思いますが、あれも口頭でも契約成立しているものの、後々係争事件になった場合に困るからという事で署名を求めていただけで、契約自体は有効に成立しているという事にはなるようです。

話を戻して、非対面で行われることになる電子契約ではどうやって、契約意思を持っていくことができるのか?という点が気になるとは思いますが、そこで利用されるのが、電子署名タイムスタンプになります。

詳細は総務省のHPを参考下さる方が良いので、ここでは割愛いたしますが、電子契約サービスでは当然具備しています。

  • 内部統制上の留意事項

次に、内部統制上の留意事項ですが、非対面の電子契約サービスを利用することで、従来までの押印のための資料回覧が不要となるため、業務フローが変更となります。
特に、管理部門でない営業部門やフロントオフィスの業務に変更が生じるため、社外の顧客への影響があることから、関係者の抵抗が生じる可能性があります。

また、ITへの依存度が高くなることから、IT統制についても、その範囲を含め見直しをするとともに、サイバーセキュリティリスクも高くなることから、利用者側としてのセキュリティ管理(アカウント管理や端末管理)について再確認が必要です。

  • メリットについて

電子契約については、印紙が不要であることや資料の送付や保管場所が不要という点でコスト削減が一番のメリットとして挙げられるようです。確かに、印紙が必要な契約書を締結しており、その頻度も金額も多いとなるとかなりの金額が削減できることになります。
電子契約ツールの導入により一定のコストを要しますが、サービスの選択肢が増加してきたこともあり、法人様だけでなく個人事業主様も該当する場合には、一度見直し手も良いかなと感じています。

うみもと会計事務所では、電子契約書導入支援も行いますので、導入に向けた相談も承っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

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